Polityka Prywatności dotycząca kandydatów do pracy
Data publikacji: 11-06-2026
W związku z prowadzeniem przez Autorola sp. z o.o. działań związanych z budowaniem wizerunku pracodawcy (employer branding) oraz procesów rekrutacyjnych za pośrednictwem Witryny Kariery („Witryna Kariery”), a także powiązanego z nią systemu obsługi procesów rekrutacyjnych, przetwarza dane osobowe osób korzystających z Witryny Kariery oraz kandydatów do pracy.
Polityka Prywatności („Polityka”) określa zasady przetwarzania tych danych osobowych, w szczególności cele i podstawy prawne ich przetwarzania, zakres przetwarzanych danych, okresy ich przechowywania, kategorie odbiorców danych oraz prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą.
Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).
1. Administrator danych
1.1. Administratorem danych jest Autorola sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Słowicza 62, 02-170 Warszawa, KRS 0000302159, NIP 5272565517, REGON 141282667. Administrator samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, przy czym w zakresie obsługi Witryny Kariery oraz procesów rekrutacyjnych może korzystać z usług zewnętrznych dostawców, w tym podmiotów przetwarzających dane osobowe na jego zlecenie.
1.2. Z Administratorem można kontaktować się pod adresem: ul. Słowicza 62, 02-170 Warszawa lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@autorola.pl.
1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz innymi właściwymi przepisami prawa.
2. Zakres objęty polityką
2.1. Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych:
2.1.1. osób odwiedzających stronę rekrutacyjną Witryna Kariery lub rejestrujących się na tej stronie lub zakładających na niej profil kandydata;
2.1.2. osób ubiegających się o zatrudnienie lub nawiązanie współpracy;
2.1.3. osób, których dane zawodowe zostały pozyskane z publicznie dostępnych źródeł;
2.1.4. osób rekomendowanych lub polecanych Administratorowi.
2.2. Działania związane z przetwarzaniem danych osobowych są realizowane wyłącznie w zakresie odpowiadającym rzeczywistym procesom prowadzonym przez Administratora.
2.3. Administrator nie korzysta z systemu automatycznego zarządzania rekrutacją (ATS). Oceny kwalifikacji i przydatności zawodowej kandydatów dokonują upoważnione osoby uczestniczące w procesie rekrutacji.
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
3.1. W zależności od celu i charakteru procesu Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
3.1.1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
3.1.2. dane kontaktowe - takie jak imię i nazwisko, adres e–mail, numer telefonu i adres fizyczny;
3.1.3. dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
3.1.4. informacje dotyczące doświadczenia zawodowego, kompetencji i umiejętności;
3.1.5. niezbędne do oceny kandydatury informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych, informacje przekazane podczas rozmów rekrutacyjnych oraz notatki z tych rozmów, w tym informacje dotyczące oczekiwań finansowych;
3.1.6. informacje zawodowe pochodzące z publicznie dostępnych źródeł;
3.1.7. wyniki testów rekrutacyjnych, oceny kwalifikacji zawodowych oraz próbki pracy, jeżeli są wykorzystywane w danym procesie rekrutacyjnym;
3.1.8. dane związane z komunikacją z kandydatem, w szczególności treść korespondencji elektronicznej oraz informacje przekazywane w toku kontaktów dotyczących rekrutacji;
3.1.9. dane techniczne związane z korzystaniem ze Witryny Kariery - jeśli Użytkownik odwiedza Stronę Kariery, Administrator gromadzi informacje o jego urządzeniu takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, zachowanie sesji, źródło ruchu, rozdzielczość ekranu, preferowany język, lokalizacja geograficzna, system operacyjny i ustawienia związane z użytkowaniem urządzenia.
3.1.10. dane techniczne i statystyczne - jeśli Użytkownik odwiedza Stronę Kariery, Administrator gromadzi dane techniczne i statystyczne dotyczące korzystania z witryny przez Użytkownika, takie jak informacje o odwiedzanych adresach URL oraz o aktywności Użytkownika w witrynie.
3.1.11. dane dotyczące komunikacji - Administrator gromadzi i przechowuje dane dotyczące komunikacji z Administratorem, w tym informacje podane w procesie komunikacji; mogą one obejmować treść wiadomości e–mail, nagrania wideo, wiadomości w mediach społecznościowych, informacje dodane do konta Użytkownika, ankiety itp.
3.2. Dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia są wymagane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
3.3. Administrator nie żąda informacji o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez kandydata w obecnym ani w poprzednich stosunkach pracy.
3.4. Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie adekwatnym, stosownym oraz niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania. Zakres danych przetwarzanych w ramach poszczególnych procesów rekrutacyjnych jest ograniczony do informacji niezbędnych do oceny kwalifikacji i przydatności zawodowej kandydata na dane stanowisko, z uwzględnieniem wymagań wynikających z art. 22¹ i nast. Kodeksu pracy. Administrator nie wykorzystuje danych wykraczających poza zakres niezbędny do realizacji danego celu, chyba że istnieje odrębna, zgodna z prawem podstawa ich przetwarzania.
4. Źródła pozyskiwania danych
4.1. Dane osobowe mogą być pozyskiwane:
4.1.1. Z Witryny Kariery. Jeśli odwiedzasz naszą Witrynę Kariery, gromadzimy informacje techniczne i statystyczne o tym, jak korzystasz ze Witryny Kariery, oraz informacje o Twoim urządzeniu.
4.1.2. bezpośrednio od kandydatów;
4.1.3. za pośrednictwem formularzy rekrutacyjnych i korespondencji;
4.1.4. z publicznie dostępnych źródeł zawodowych, w szczególności zawodowych portali internetowych;
4.1.5. od agencji rekrutacyjnych;
4.1.6. od osób polecających kandydatów;
4.1.7. od osób udzielających referencji, jeżeli ich pozyskanie jest zgodne z prawem.
4.2. W przypadku pozyskania danych osobowych z innych źródeł niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny na zasadach określonych w art. 14 RODO.
4.3. Informacje są przekazywane w terminach określonych w art. 14 ust. 3 RODO, co do zasady najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli dane mają zostać wykorzystane do komunikacji z osobą - najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji. Jeżeli planowane jest ujawnienie danych innemu odbiorcy, informacje przekazuje się najpóźniej przy pierwszym takim ujawnieniu, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w RODO.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
5.1. Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne, odpowiednio do charakteru i zakresu realizowanych działań:
5.1.1. Prowadzenie bieżących rekrutacji pracowniczych. Dane osobowe wymagane na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy są przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji, oceny kwalifikacji i wyboru kandydata, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy.
5.1.2. Przetwarzanie dodatkowych danych kandydatów. Dane wykraczające poza zakres wynikający z art. 22¹ Kodeksu pracy mogą być przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody kandydata, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 22¹b Kodeksu pracy.
5.1.3. Przyszłe procesy rekrutacyjne. Dane kandydatów mogą być przetwarzane w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji wyłącznie w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności odrębnej, dobrowolnej zgody udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na przyszłe rekrutacje nie jest warunkiem uczestnictwa w bieżącej rekrutacji.
5.1.4. Aktywne pozyskiwanie kandydatów. Administrator może przetwarzać ograniczony zakres publicznie dostępnych danych zawodowych w celu identyfikacji potencjalnych kandydatów i kontaktowania się z nimi w związku z konkretnymi możliwościami zatrudnienia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile spełnione są przesłanki jego zastosowania. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest pozyskiwanie osób posiadających kwalifikacje odpowiadające potrzebom rekrutacyjnym.
5.1.5. Obsługa poleceń kandydatów. Dane osób poleconych mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do nawiązania kontaktu dotyczącego możliwości zatrudnienia. Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie niezbędności przetwarzania i wyważeniu interesów Administratora oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
5.1.6. Weryfikacja referencji. Administrator może przetwarzać referencje zawodowe przekazane przez kandydata z jego własnej inicjatywy, w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Pozyskiwanie dodatkowych informacji o kandydacie od osób trzecich odbywa się wyłącznie w przypadkach i na zasadach dopuszczonych przez obowiązujące przepisy. Podstawą przetwarzania danych wykraczających poza zakres określony w art. 22¹ Kodeksu pracy może być zgoda kandydata, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy.
5.1.7. Obsługa konta kandydata. Jeżeli Administrator udostępnia funkcjonalność konta kandydata, dane niezbędne do jego prowadzenia są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli prowadzenie konta odbywa się w ramach umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną.
5.1.8. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do ochrony praw Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5.1.9. Zapewnienie bezpieczeństwa witryny kariery. Dane techniczne mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych i ochrony przed nadużyciami.
5.1.10. Analityka witryny kariery. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi analitycznych wymagających zgody, przetwarzanie danych osobowych w tym celu odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, z uwzględnieniem przepisów dotyczących przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu końcowym użytkownika.
5.2. W przypadku rekrutacji dotyczących współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych podstawy prawne przetwarzania danych są ustalane odpowiednio do charakteru planowanej współpracy
6. Dane szczególnych kategorii
6.1. Administrator co do zasady nie żąda od kandydatów danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. Dane takie mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy spełniona jest odpowiednia przesłanka przewidziana w art. 9 ust. 2 RODO oraz wymagania właściwych przepisów prawa krajowego, w szczególności art. 22¹b Kodeksu pracy.
6.2. Jeżeli kandydat przekaże dane szczególnych kategorii, których przetwarzanie nie jest niezbędne i dla których Administrator nie posiada odpowiedniej podstawy prawnej, Administrator podejmie działania zmierzające do ich usunięcia lub wyłączenia z dalszego przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Odbiorcy danych osobowych
7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi związane z obsługą procesów rekrutacyjnych, w szczególności:
7.1.1. dostawcom usług hostingowych i informatycznych;
7.1.2. dostawcom usług poczty elektronicznej i komunikacji;
7.1.3. agencjom rekrutacyjnym;
7.1.4. podmiotom świadczącym usługi doradztwo w zakresie HR i doradztwo prawne;
7.1.5. innym podmiotom wspierającym proces rekrutacyjny, jeżeli jest to zgodne z prawem;
7.1.6. uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa,
7.1.7. spółkom należącym do grupy kapitałowej Administratora i ich pracownikom, jeżeli świadczą one na jego rzecz usługi informatyczne, administracyjne lub organizacyjne związane z procesami rekrutacyjnymi, w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług,
7.1.8. podmiotom udostępniającym pliki cookie w Stronie Kariera - jeśli Użytkownik wyrazi zgodę, pliki cookie przetwarzane są przez firmy zewnętrzne korzystające z danych w ten sposób zgromadzonych zgodnie z własną Polityką Prywatności. Informacje o plikach cookie, których to dotyczy, można znaleźć w Polityce plików cookie.
7.1.9. stronom biorącym udział w postępowaniu prawnym. Jeśli to niezbędne do ochrony lub egzekwowania naszych praw, udostępniamy dane osobowe Użytkownika organom publicznym lub innym stronom biorącym udział w potencjalnym lub istniejącym postępowaniu prawnym. Może to mieć miejsce np. w przypadku roszczeń dotyczących dyskryminacji.
7.1.10. jeśli nastąpi fuzja, sprzedaż aktywów firmy, finansowanie lub przejęcie całości lub części naszej działalności przez inną firmę, możemy udostępnić dane osobowe stronom zaangażowanym w ten proces.
7.2. W zależności od charakteru współpracy odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające na polecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych.
7.3. W przypadku powierzenia przetwarzania danych Administrator zawiera odpowiednie umowy zgodnie z art. 28 RODO.
7.4. Dane kandydatów nie są udostępniane innym spółkom grupy kapitałowej wyłącznie z uwagi na przynależność do tej samej grupy. Ewentualne udostępnienie wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i realizacji właściwych obowiązków informacyjnych.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
8.1. Administrator co do zasady przetwarza dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), jednak w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców, w szczególności usług informatycznych, hostingowych lub komunikacyjnych, może dochodzić do przekazywania danych osobowych do państw spoza EOG, w tym poprzez umożliwienie dostępu do danych podmiotom znajdującym się w takich państwach.
8.2. W przypadku przekazywania danych osobowych poza EOG Administrator zapewnia zgodność takiego przekazywania z przepisami rozdziału V RODO, w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych lub standardowe klauzule ochrony danych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.
8.3. Osoby, których dane dotyczą, mogą uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach związanych z przekazywaniem danych poza EOG, w tym o sposobie uzyskania ich kopii lub miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Administratorem na adres wskazany w niniejszej Polityce.
8.4. W przypadku transferu danych osobowych poza UE/EOG Administrator zawiera z odbiorcą danych osobowych spoza UE/EOG standardowe porozumienia rekomendowane przez UE, zapewniające spełnienie przez podmiot przetwarzający poziomu ochrony danych osobowych i praw Użytkownika tożsamego z wymaganiami RODO i wdraża odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych w razie ich ujawnienia. Zabezpieczenia te zależą od możliwości technicznych i oceny wystarczającej skuteczności w przypadku danego transferu danych.
9. Okresy przechowywania danych
9.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
9.2. Dane kandydatów uczestniczących w bieżącej rekrutacji są przechowywane przez okres jej prowadzenia. Po zakończeniu rekrutacji dane mogą być przechowywane wyłącznie w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji odrębnego, uzasadnionego odpowiednią podstawą prawną celu, w szczególności zgodą kandydata na udział w dalszych rekrutacjach.
9.3. Dane osobowe kandydatów przetwarzane na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych są przechowywane przez okres 12 miesięcy od dnia wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w tym celu, nie dłużej jednak niż do dnia wcześniejszego wycofania zgody. Po upływie wskazanego okresu dane są usuwane lub zanonimizowane, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przetwarzanie określonych danych.
9.4. Dane związane z kontem kandydata, jeżeli taka funkcjonalność występuje, są przechowywane przez okres świadczenia usługi prowadzenia konta oraz ewentualny dalszy okres uzasadniony właściwą podstawą prawną.
9.5. Dane techniczne związane z korzystaniem z Witryny Kariery, w szczególności adresy IP oraz informacje zawarte w logach serwera, są przechowywane przez okres do 90 dni od dnia ich zarejestrowania, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania witryny, bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz wykrywania i zapobiegania nadużyciom.
9.6. W przypadku wykrycia incydentu bezpieczeństwa lub konieczności ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń określone dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres, wyłącznie w zakresie i przez czas niezbędny do realizacji tych celów, na odpowiedniej podstawie prawnej.
9.7. Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub zanonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z obowiązujących przepisów prawa.
9.8. W przypadku nawiązania stosunku pracy dane osobowe kandydata mogą być dalej przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków pracodawcy, na zasadach i przez okresy wynikające z właściwych przepisów prawa. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników są przekazywane w ramach odrębnego obowiązku informacyjnego.
9.9. Terminy przechowywania plików cookie są określone w Polityka plików cookie - Autorola Group Polska. Dane osobowe Użytkownika przechowywane w celu analizy wydajności Witryny Kariera zachowujemy przez ten sam okres, jak do innych celów.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
10.1. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują na zasadach określonych w obowiązujących przepisach następujące prawa:
10.1.1. prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
10.1.2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
10.1.3. prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
10.1.4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
10.1.5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
10.1.6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby (art. 21 RODO);
10.1.7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
10.1.8. prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl).
10.2. Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres: info@autorola.pl.
10.3. Administrator rozpatruje żądania zgodnie z art. 12 RODO.
11. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania
11.1. Podanie danych, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy, jest niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów. Niepodanie danych niezbędnych do oceny kandydatury może uniemożliwić udział w procesie rekrutacyjnym.
11.2. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne, chyba że odrębny przepis prawa stanowi inaczej.
11.3. Udzielenie zgody na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach jest dobrowolne i nie stanowi warunku uczestnictwa w bieżącej rekrutacji.
11.4. Jeżeli udostępniana jest funkcjonalność konta kandydata, podanie danych niezbędnych do jego prowadzenia jest warunkiem korzystania z tej funkcjonalności.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
12.1. Administrator nie korzysta z systemu ATS ani z rozwiązań służących do automatycznego podejmowania decyzji rekrutacyjnych.
12.2. Oceny dokumentów aplikacyjnych, kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydatów dokonują osoby uczestniczące w procesie rekrutacji.
12.3. Administrator nie podejmuje wobec kandydatów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.
13. Pliki cookies i bezpieczeństwo danych
13.1. Witryna kariery może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz - jeżeli takie narzędzia są stosowane - prowadzenia analiz statystycznych.
13.2. Korzystanie z technologii wymagających zgody odbywa się po jej uzyskaniu, zgodnie z art. 399 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej.
13.3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych technologii, ich celów, dostawców i okresów działania znajdują się w naszej Polityka plików cookie - Autorola Group Polska.
13.4. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO.
14. Aktualizacja Polityki
14.1. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, procesów rekrutacyjnych lub sposobów przetwarzania danych osobowych.
14.2. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana na stronie Polityka prywatności - Autorola Group Polska.
14.3. Jeżeli Administrator zamierza przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane zostały pierwotnie zebrane, przed rozpoczęciem takiego dalszego przetwarzania przekazuje wymagane informacje zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami krajowymi.
